Ну это стандартная проблема

)) Причем сколько проектных организаций, столько и ее решений

Обсудите с ГИПом эти вопросы. Или с администрацией. И объясните, что требуемые сметчиками объемы занимают столько-то рабочего времени, которое нужно учитывать в календарном плане проекта. И с учетом того, что занятость у сметчиков не такая регулярная, как у тех же ВКшников, например, вполне можно рассчитывать на поддержку Вашей позиции. Но решить как и что Вы выдаете сметчикам надо раз и навсегда применительно к той организации, в которой Вы работаете. Желательно на уровне руководства. Иначе этот вопрос будет вставать каждый раз заново. Удачи!