Примерная структура инструкции для УК/ТСЖ
Ниже приведен проект, который вы можете взять за основу и адаптировать под свои нужды.

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель УК/ТСЖ
"_" ___________ 20 г.

ИНСТРУКЦИЯ № ___
по действиям персонала при длительной работе источников РСО с параметрами ниже расчетных (угроза размораживания систем отопления)
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция определяет порядок действий аварийно-диспетчерской службы (АДС) и технического персонала УК/ТСЖ при получении информации от РСО о длительной работе источника теплоснабжения с параметрами теплоносителя (температура, давление) ниже расчетных, что создает угрозу размораживания внутренних систем отопления многоквартирных домов (МКД).
1.2. Ответственность за организацию аварийно-диспетчерского обслуживания и выполнение мероприятий по предотвращению аварий несет руководитель УК/ТСЖ.

2. Критические параметры и признаки угрозы
2.1. Угроза размораживания возникает при прекращении циркуляции теплоносителя в системе отопления МКД и/или при значительном снижении его температуры.
2.2. Критическими считаются следующие параметры (должны быть уточнены для вашей системы):

Снижение температуры теплоносителя в подающем трубопроводе на входе в МКД ниже +50°С (значение ориентировочное, зависит от температуры наружного воздуха и тепловой инерции здания).

Снижение температуры в отапливаемых помещениях жилых зданий ниже +12 °С.

Падение давления в системе отопления МКД ниже допустимого (например, статического).

Полная остановка циркуляционных насосов на источнике или ЦТП.
2.3. Время, имеющееся для принятия мер до начала замерзания системы, зависит от температуры наружного воздуха, этажности и конструктивных особенностей здания (коэффициент аккумуляции). Ориентировочно, при отключении отопления в мороз -20°С, это время может составлять от 4 до 12 часов.

3. Порядок действий АДС при получении сигнала
3.1. Прием и регистрация информации:

Зарегистрировать сообщение от РСО, диспетчера ЕДДС или от жителей в журнале учета заявок, зафиксировав время, источник информации и суть сообщения.

В течение 30 минут проинформировать заявителя о планируемых сроках исполнения заявки.

3.2. Оповещение и сбор персонала:

Немедленно уведомить руководителя УК/ТСЖ и главного инженера.

Привести в готовность аварийную бригаду.

3.3. Информирование внешних служб:

Сообщить о ситуации в аварийную службу РСО для уточнения причин и сроков восстановления нормальных параметров.

Проинформировать орган местного самоуправления (ЕДДС, администрацию) о характере аварийного повреждения (угрозы) и планируемых сроках.

Проинформировать Государственную жилищную инспекцию (в установленном порядке).

4. Действия по предотвращению размораживания систем отопления
4.1. Оценка ситуации: Определить перечень МКД, попадающих в зону риска (концевые участки, дома с недостаточной теплозащитой, высотные здания).
4.2. Меры на внутридомовых системах (по согласованию с РСО):

Усилить контроль за параметрами теплоносителя на вводе в МКД (температура, давление).

Организовать периодический спуск воздуха из системы отопления для предотвращения воздушных пробок.

При длительном отсутствии циркуляции и угрозе размораживания, по указанию РСО, приступить к организованному сливу теплоносителя из системы отопления МКД. Слив производится в соответствии с заранее разработанной схемой, в первую очередь — из систем, наиболее подверженных замерзанию.

Обеспечить доступ персонала в подвальные и чердачные помещения для контроля за состоянием трубопроводов.

5. Порядок информирования жителей
5.1. АДС обязана организовать информирование жителей о сложившейся ситуации и принимаемых мерах.
5.2. Способы информирования:

Размещение объявлений на информационных досках в подъездах и на официальном сайте УК/ТСЖ.

Информирование через мессенджеры (при наличии общедомовых чатов).

Предоставление информации по телефону АДС при обращении жителей.
5.3. В объявлении необходимо указать:

Причину снижения параметров отопления (авария на сетях РСО).

Ориентировочное время восстановления нормального режима.

Номера телефонов АДС и ЕДДС для получения оперативной информации.

Рекомендации жителям: не сливать самостоятельно теплоноситель из системы, не открывать краны на радиаторах без необходимости, бережно относиться к теплу в квартирах (закрывать окна, двери).

6. Действия после восстановления параметров РСО
6.1. Получить подтверждение от РСО о восстановлении нормальных параметров теплоносителя.
6.2. Совместно с РСО организовать контролируемый запуск и заполнение систем отопления МКД во избежание гидроударов.
6.3. Произвести осмотр систем отопления на предмет повреждений (течей), возникших в результате аварийной ситуации.
6.4. Зафиксировать факт нарушения качества услуги актом для возможного перерасчета платы жителям (при необходимости).

Важные нормативные требования, которые должны быть отражены в вашей инструкции:
Ответственность РСО и УК: РСО отвечает за качество ресурса до границ дома. УК/ТСЖ отвечает за внутридомовые сети.

Аварийные ограничения: Вводятся при понижении температуры наружного воздуха ниже расчетной более чем на 10°С на срок более 3 суток или при аварийной остановке оборудования.

Минимальная температура в помещениях: В период ликвидации аварии не допускается снижение температуры в жилых помещениях ниже +12 °С.

Время реакции АДС: На регистрацию заявки и информирование заявителя — 30 минут.

Рекомендую дополнить этот проект, включив в него конкретные схемы ваших домов, списки ответственных лиц и номера телефонов всех экстренных служб. Готовую инструкцию необходимо утвердить у руководителя организации и ознакомить с ней под роспись всех сотрудников АДС.